L’importanza delle call di team

L’importanza delle call di team

Le call di team non sono semplici riunioni di aggiornamento. Sono momenti di formazione, confronto e supporto. Ci permettono di migliorare in fretta, condividere esperienze e lavorare allineati.

La call dei MB è il martedì, dura al massimo 1,5 ore ed è l’unica call fissa della settimana. Proprio per questo va sfruttata bene.

A cosa servono

Durante la call affrontiamo problemi reali: situazioni su un account, dubbi operativi, soluzioni che possono servire anche agli altri.

L’obiettivo è evitare che ognuno debba risolvere da solo gli stessi problemi o fare gli stessi errori prima di trovare la soluzione. Un problema affrontato in call diventa un’esperienza utile per tutto il team, non solo per chi l’ha incontrato.

Le call servono anche a prevenire i problemi più grossi
Molte situazioni si risolvono prima che diventino critiche. Un tracciamento che non torna, un account che non parte, un refresh che non porta lead: portarli in call subito costa meno che aspettare.

Chiedere un confronto non è una mancanza di capacità. Riconoscere quando serve è una competenza. L’obiettivo però non è dipendere dagli altri, ma imparare dai casi affrontati insieme per diventare più autonomi.

Prima della call: scrivi i tuoi casi nella data

Arrivare in call con un problema su un account, senza dati chiari, di solito non porta a niente. Per questo ogni call ha il suo spazio in ClickUp, in TL MB, diviso per data (per esempio 14/10).

Prima della call, inserisci lì

• I clienti in difficoltà

• I problemi che vuoi portare

Così tutti possono leggerli prima, arrivare preparati e dare un contributo utile. Il team leader sa già di cosa parlare.

Cosa scrivi per ogni caso

Quando scriverlo
Prima della call, non durante. Se un caso è scritto a metà o senza dati, non lo trattiamo: lo rimandiamo finché non è completo.

Se il problema è urgente, non aspettare la data della call. Segnalalo subito, come nelle pagine sulla gestione dei problemi.

Partecipa sempre

La call fa parte del nostro modo di lavorare ed è un appuntamento importante. Organizza le altre attività in modo da non sovrapporle.

Se hai un imprevisto, avvisa il team leader con anticipo, quando puoi. Non limitarti a non presentarti. Alcune call sono organizzate proprio per un problema segnalato da un MB: la tua assenza può lasciare un dubbio aperto che ti riguarda.

Durante la call: presente e concentrato

Seguire una call mentre si risponde ai messaggi o si lavora su altro fa perdere informazioni, anche se sei lì.

• Chiudi o silenzia Slack e WhatsApp

• Non fare altre task in parallelo

• Ascolta e partecipa quando hai un dubbio o un contributo

• Prendi appunti su ciò che è importante e su ciò che devi fare

Se non rispondi subito a un messaggio, non succede niente. Una call di 30 minuti seguita con attenzione vale più di un’ora seguita a metà.

Se hai un’urgenza che non puoi rimandare, dillo appena entri in chiamata o in anticipo al tl mb.

Fai domande e condividi

• Se qualcosa non è chiaro, chiedi

• Se hai un problema su un account, racconta il contesto e cosa hai già provato

• Se hai trovato una soluzione che funziona, condividila

Non aspettare che sia il team leader a individuare il problema per te: imparare a riconoscere quando serve un confronto fa parte del lavoro.

Le call vengono registrate

Le call sono registrate e le trovi in ClickUp, in TL MB, divise per data. Per rivedere quella del 14/10, apri la voce con quella data.

Le registrazioni servono quando:

• Non hai capito bene un passaggio

• Vuoi rivedere una spiegazione operativa

• Devi recuperare una decisione

• Vuoi approfondire un argomento

Se ti sei perso qualcosa, rivedi la registrazione prima di chiedere di nuovo al team una cosa già spiegata.

La registrazione non è una scusa per seguire distrattamente: serve a consolidare, non a sostituire l’attenzione.

Un vantaggio di questo sistema
Ogni data contiene i casi scritti dai MB e la registrazione, quindi puoi rivedere i problemi degli altri e le soluzioni trovate. Prima di aprire un problema nuovo, guarda se è già stato trattato in una data passata.

Trasforma quello che viene detto in lavoro

Durante la call emergono nuove attività, decisioni, modifiche a una procedura, verifiche, scadenze.

Non basta ascoltare o ricordarle. Quando c’è qualcosa che ti riguarda:

• Prendi nota

• Crea la task in ClickUp

• Scrivi cosa va fatto, chi lo fa e entro quando

• Se cambia una procedura, controlla dove va aggiornata

• Se ti è stata assegnata una verifica, assicurati che sia tracciata e che l’aggiornamento arrivi a chi serve

La call non è finita quando chiudi Zoom, ma quando hai chiaro cosa devi fare e l’hai messo in calendario.

Come proporre un argomento per la call

Le call devono rispondere ai bisogni reali del team. Per questo devi dirci quando incontri una difficoltà o pensi che un tema serva a tutti. Non aspettare una situazione critica per chiedere supporto.

1. Scrivilo nella data della prossima call
Se è un caso su un account o un problema da discutere, inseriscilo nello spazio della data, con le informazioni della tabella sopra.

2. Segnalalo nel feedback del venerdì
Se è un tema di formazione più ampio, scrivilo lì:

• Gli argomenti su cui ti serve più formazione

• Le difficoltà che incontri più volte

• Le situazioni su un account che non sai come gestire

• Gli argomenti che potrebbero servire anche agli altri MB

• Le procedure poco chiare o da migliorare

Così il team leader può preparare una formazione per tutti oppure un confronto individuale, se il tema riguarda una sola persona.

Più la richiesta è chiara e completa, più la risposta sarà utile. Informazioni parziali portano a risposte generiche e a tempo perso.

Call di team o confronto 1:1?

Anche in un confronto 1:1, manda le informazioni in anticipo. Senza dati, le risposte restano generiche e a volte peggiorano la situazione.

La regola da ricordare

Se hai bisogno di formazione o pensi che un tema meriti un approfondimento, dillo. Il team leader può aiutarti a migliorare solo se sa dove sono le difficoltà. Non dare per scontato che gli altri sappiano cosa ti serve.

Quattro principi