TERAPISTA PERFETTO
MANUALE OPERATIVO UFFICIALE TP
GESTIONE CAMPAGNE LEAD GEN
Documento interno definitivo per la formazione dei Media Buyer
Versione 2.1 — Aprile 2026
Note versione 2.1 Questa versione corregge e integra la v2.0 sulla base della sessione di formazione del 13 aprile 2025. Correzioni principali: - Regola 'duplica vs nuova campagna': chiarito quando si duplica e quando si ricrea da zero - Notifica Slack: applicabile solo al lancio iniziale, non ai refresh - Gestione cambio campagna: aggiunto obbligo di task/reminder per spegnimento campagna vecchia Le sezioni nuove o aggiornate sono indicate con [NUOVO] o [AGGIORNATO]. |
1. Mentalità Operativa TP
Il ruolo del media buyer all'interno di TP non è semplicemente quello di generare lead, ma di garantire stabilità, prevedibilità e sostenibilità nel sistema di acquisizione dello studio. Una campagna viene valutata non solo sulla quantità di contatti generati, ma sulla capacità di mantenere un flusso coerente con la capacità gestionale del terapista.
Il range operativo corretto è compreso tra 40 e 80 lead mensili, equivalente a circa 1,33 – 2,66 lead al giorno. Al di sotto di questo intervallo la campagna non è performante, al di sopra rischia di creare sovraccarico operativo nello studio.
Ogni modifica applicata deve generare un segnale osservabile entro tre giorni. Se entro il terzo giorno non si rileva alcun cambiamento misurabile nei dati, la modifica deve essere considerata inefficace o non correttamente isolata.
2. Regola Fondamentale sul Timing dei Refresh
Il refresh parte dal terzo giorno di campagna e non dal quarto. Questo principio garantisce che la modifica abbia tempo pieno di lavorare durante l'intera giornata operativa del giorno tre.
Le modifiche devono essere programmate esclusivamente prima delle ore 9:00 del terzo giorno oppure alle 00:00 del terzo giorno. Non si effettuano modifiche casuali durante la giornata, poiché questo compromette la lettura corretta dei dati e altera il comportamento dell'algoritmo.
3. KPI e Soglie di Controllo
Per mantenere controllo e prevedibilità, la campagna viene monitorata in finestre temporali di sette, quindici e trenta giorni. La finestra dei sette giorni è la più rilevante perché consente interventi tempestivi.
Finestra | Soglia minima | Soglia massima | Interpretazione operativa |
7 giorni | ≥ 10 lead | ≤ 18 lead | Sotto 10 si interviene. Sopra 18 si valuta rischio overload. |
15 giorni | ≥ 19 lead | — | Se sotto soglia si verifica prima la gestione su GHL. |
30 giorni | ≥ 40 lead | ≤ 80 lead | Fuori range si procede con ottimizzazione o riduzione volume. |
4. Protocollo Refresh e Isolamento Variabili
Il refresh viene applicato quando la campagna non genera conversioni. La regola operativa è semplice: una modifica deve isolare una sola variabile. Cambiare più elementi contemporaneamente impedisce di comprendere cosa abbia effettivamente prodotto il risultato.
L'ordine logico di intervento segue una sequenza precisa: prima creative, poi copy, successivamente raggio e target, quindi angle o nicchia, offerta, prezzo, form e infine landing page. Il budget rappresenta sempre l'ultima leva di intervento.
Se al terzo giorno non si registrano conversioni, il refresh deve essere programmato alle 00:00 oppure prima delle 9:00 del giorno tre, garantendo così una giornata intera di osservazione della modifica.
Quando duplicare e quando creare da zero [AGGIORNATO]
Regola operativa fondamentale Non esiste una regola unica. La scelta dipende dallo stato della campagna: DUPLICA quando: - La campagna sta convertendo e vuoi ottimizzare - Stai testando una variabile (creatività, copy, CTA) su una base che funziona - Vuoi mantenere lo storico comparativo tra versioni CREA DA ZERO quando: - La campagna non è mai partita o ha avuto problemi tecnici al lancio - La campagna non ha mai convertito e non c'è nulla da conservare - Si cambia completamente angle, offerta o struttura — non ha senso confrontarla con la precedente In tutti gli altri casi di ottimizzazione ordinaria: duplica sempre. |
Come eseguire il refresh per duplicazione:
Identifica la creatività con il CPL migliore (analizza per adset su Meta)
Su Meta Ads: seleziona la campagna attiva → Duplica (non modificare la campagna originale)
Nella campagna duplicata: mantieni la creatività che ha performato, sostituisci le altre
Rinomina la campagna duplicata: aggiungi Refresh + data (es. CBO — Gambe Leggere — Refresh 14.04)
Imposta lo stesso budget della campagna precedente
Programma il lancio a mezzanotte (00:00) del giorno 3
Imposta immediatamente un reminder per spegnere la campagna vecchia la mattina seguente (vedi §4a)
La mattina del giorno 4: spegni la campagna vecchia
Aggiorna il file gestione cliente — foglio Analisi (vedi §5a)
4a. Gestione Cambio Campagna — Reminder Obbligatorio [NUOVO]
La nuova campagna parte a mezzanotte. La campagna vecchia va spenta la mattina successiva. Tra mezzanotte e la mattina, entrambe le campagne sono attive contemporaneamente. Questo è accettabile per poche ore. Non è accettabile dimenticare di spegnere la vecchia.
Rischio concreto Se dimentichi di spegnere la campagna vecchia, due campagne girano in parallelo sullo stesso pubblico con lo stesso budget. Il cliente riceve il doppio dei lead previsti, l'AM va in overload, il CPL sale, il cliente si lamenta. È un problema che coinvolge direttamente la tua reputazione professionale e il rapporto tra TP e il cliente. |
Sistema di reminder: scegli quello che funziona per te
Non esiste un metodo unico obbligatorio. L'importante è che tu abbia un sistema affidabile che ti impedisca di dimenticare. Alcune opzioni:
Task su ClickUp: crea una task 'Spegni campagna [nome cliente]' con scadenza la mattina del giorno successivo al lancio
Promemoria su calendario: Google Calendar o Calendar iOS/Android — imposta una notifica alle 8:00 del mattino dopo il lancio
Todo list personale: qualsiasi app (Todoist, Things, Notion, note sul telefono) — l'importante è che sia consultata ogni mattina
Sveglia dedicata: nei primi periodi, una sveglia alle 8:00 con etichetta 'Spegni campagna [cliente]' è il metodo più semplice e infallibile
Regola pratica Nel momento stesso in cui programmi il lancio della nuova campagna a mezzanotte, prima di chiudere il computer, imposta il reminder per la mattina. Non farlo dopo. Non farlo il giorno dopo. Fallo in quel momento. Se non hai ancora trovato un sistema che funziona per te, usane uno semplice finché non ne trovi uno migliore. |
5a. Aggiornamento File Gestione Cliente dopo ogni Refresh [NUOVO]
Dopo ogni lancio — sia di partenza che di refresh — il file gestione cliente va aggiornato entro 1 ora. Questo è obbligatorio. Il file è l'unica fonte di verità per tracciare l'evoluzione delle campagne nel tempo.
Foglio da aggiornare: Analisi
Apri il file gestione cliente su Google Drive → vai sul foglio Analisi. Compila o aggiorna questi campi ad ogni modifica:
Campo | Cosa inserire | Dove trovarlo |
Data refresh | Data in cui è partita la nuova campagna (es. 14/04/2025) | Data programmata su Meta |
Budget giornaliero | Budget impostato sulla campagna (es. 14€) | Meta Ads — impostazioni campagna |
Raggio (km) | Raggio geografico impostato (es. 17 km) | Meta Ads — adset → targeting |
Creatività | Link pubblico Canva del progetto (vedi procedura sotto) | Canva — link pubblico |
Note | Variabile testata, motivazione del refresh, eventuali osservazioni | Tua valutazione operativa |
Come ottenere il link creatività da Canva:
Apri Canva → vai nella tua cartella cliente (es. Giuseppe Media → Aurora Tassinari)
Entra nella sotto-cartella del refresh specifico (es. Refresh 14.04)
Apri il progetto della creatività
In alto a destra: clicca su Condividi
Seleziona Copia link pubblico (non il link di modifica)
Apri il file gestione cliente → foglio Analisi → colonna Creatività
Incolla il link nella cella corrispondente alla riga del refresh
Aggiungi eventuali note nella colonna Note della stessa riga (es. 'immagine convertiva a 5€ CPL, testato nuovo video')
Perché è importante Senza questo aggiornamento nessuno sa cosa sta girando su un cliente. L'account manager, quando entra nel file, deve vedere immediatamente l'ultima creatività attiva. Brian, quando ti dà feedback, deve poter vedere esattamente cosa hai testato e quando. Tu stesso, tra 2 settimane, non ricorderai quale refresh ha convertito meglio senza questi dati. |
5b. Struttura Standard della Campagna [NUOVO]
Ogni campagna lanciata — sia alla partenza che nei refresh — deve rispettare questa struttura. Non deviare mai dallo schema senza prima confrontarti con il team leader.
Elemento | Standard operativo | Motivazione |
Tipo campagna | CBO (Campaign Budget Optimization) | Meta ottimizza il budget tra gli adset automaticamente |
Numero adset | 3 adset | Testa 3 creatività diverse in parallelo |
Ads per adset | 1 ad ciascuno | Isola la variabile creatività per adset |
Formato creatività | Adset 1: Immagine | Adset 2: Video | Adset 3: Reel | Testa i 3 formati principali contemporaneamente |
Copy | Stesso copy per tutti e 3 gli adset | Isola la creatività come unica variabile |
CTA | Stessa CTA per tutti e 3 (default: Scopri di più) | Una variabile per volta |
Orario lancio | Mezzanotte (00:00) del giorno di partenza o refresh | Massimizza il budget disponibile dal primo giorno |
Logica di test per step Refresh 1: testa le creatività (immagine, video, reel) — copy e CTA invariati Refresh 2: testa il copy (2 versioni) — usa la creatività migliore del refresh 1, CTA invariata Refresh 3: testa la CTA — usa creatività e copy migliori dei refresh precedenti Refresh 4+: testa headline, angle o targeting — sempre una variabile per volta Non saltare i passaggi. Se cambi tutto insieme non sai cosa ha funzionato. |
5c. Procedura Post-Lancio [NUOVO]
Dopo ogni lancio — partenza o refresh — esegui questi passaggi entro 1 ora dalla pubblicazione.
Checklist post-lancio obbligatoria:
Imposta il reminder per spegnere la campagna vecchia: fallo subito, prima di chiudere il computer. (Vedi §4a per i metodi consigliati.)
Salva il pubblico su Meta: vai sull'adset → Targeting → Salva pubblico con il nome del cliente. Serve per non dover riselezionare tutto al prossimo refresh.
Aggiorna il file gestione cliente — foglio Analisi: data, budget, raggio, link creatività Canva, note. (Vedi §5a per la procedura completa.)
Notifica Slack — solo per i lanci di partenza: i refresh non richiedono notifica. (Vedi procedura sotto.)
Notifica partenza su Slack — solo lancio iniziale:
La notifica va inviata esclusivamente quando una campagna parte per la prima volta, non ad ogni refresh.
Vai sul canale Slack #start-clienti
Clicca il bottone Partenza cliente
Inserisci: mercato (Italiano) e nome cliente (esatto, uguale a ClickUp e Dashboard)
Inserisci la data di lancio programmata, non la data di oggi
Attenzione alla data su Slack La data da inserire è quella in cui la campagna è programmata per partire, NON la data in cui stai inviando il messaggio su Slack. Esempio: se oggi è lunedì 13 aprile e la campagna parte a mezzanotte tra il 13 e il 14, la data da inserire è 14 aprile. Questo dato viene usato dall'amministrazione per calcolare i compensi mensili. Inserire la data sbagliata genera errori nel calcolo delle retribuzioni. Questa regola si applica solo al lancio iniziale. I refresh non vanno notificati su Slack. |
6. Controllo GHL Prima di Qualsiasi Ottimizzazione
Prima di intervenire su una campagna che sta generando lead è obbligatorio verificare la gestione su GoHighLevel. Devono essere controllati il numero di lead totali, lead contattati, prime visite fissate, no-show e stati come 'mai risposto' o 'da richiamare'.
Se il problema è gestionale e non di acquisizione, il media buyer non interviene direttamente. Si coinvolge l'Account Manager, che valuta la situazione e decide eventuali comunicazioni al cliente.
7. Gestione del Budget
Il budget non è la prima leva da utilizzare. Se la campagna genera lead ma la gestione interna è inefficiente, aumentare il budget amplifica il problema invece di risolverlo.
In caso di overdelivery, cioè oltre 80 lead mensili o oltre 18 lead nei primi sette giorni, si riduce progressivamente il budget di circa 2 euro al giorno fino a stabilizzare il flusso intorno a due lead giornalieri. In alternativa si può valutare un aumento del prezzo dell'offerta o l'inserimento di domande aggiuntive nel form per filtrare meglio le richieste.
8. Errori Operativi da Evitare
Gli errori più frequenti riguardano il naming errato del cliente, l'inserimento della città sbagliata o di un raggio non coerente con lo studio, l'utilizzo di creatività non corrette o non approvate e la modifica della campagna senza aver prima analizzato i dati su GHL.
Ogni modifica strategica, come aumento budget, cambio angle, offerta o targeting, deve essere comunicata all'Account Manager tramite ClickUp. La comunicazione interna è parte integrante del metodo operativo TP.
Errori aggiuntivi — v2.1 [AGGIORNATO]
Errore | Conseguenza | Regola corretta |
Duplicare quando la campagna non ha mai convertito | Si porta avanti una base che non funziona. Lo storico comparativo non ha valore se non c'è mai stata performance. | Se la campagna non converte o non è mai partita correttamente: crea da zero. |
Non impostare il reminder per spegnere la campagna vecchia | Due campagne attive in parallelo sullo stesso pubblico. Overload lead, AM in difficoltà, cliente insoddisfatto. | Nel momento del lancio, prima di chiudere il computer, imposta subito il reminder per la mattina. |
Non compilare il file gestione cliente — foglio Analisi — dopo il lancio | Nessuno sa cosa sta girando. AM e team leader non possono dare feedback. Lo storico va perso. | Aggiorna budget, raggio, link creatività Canva e note entro 1 ora dal lancio. |
Inviare notifica Slack anche per i refresh | Dati di partenza distorti nel sistema amministrativo. Confusione tra lanci reali e refresh. | Notifica Slack solo al lancio iniziale. I refresh non si notificano. |
Inserire su Slack la data di oggi invece della data di lancio programmata | Errori nel calcolo dei compensi mensili. Disallineamento tra dati amministrativi e operativi. | La data su Slack = data in cui la campagna è attiva, non data di invio del messaggio. |
Non salvare il pubblico su Meta dopo il lancio | Ad ogni refresh si deve ricreare il targeting da zero, con rischio di impostare parametri diversi. | Salva sempre il pubblico subito dopo il lancio, prima di chiudere Meta Ads. |
Manuale Operativo TP — v2.1 — Aprile 2026— Documento interno riservato