Procedura: cliente che vuole visionare o approvare ogni creatività
Quando un cliente chiede di vedere ogni video o immagine usati nelle campagne, l’obiettivo è doppio: tutelare la sua immagine e continuare a lavorare in modo efficiente.
Il processo deve evitare che ogni nuova creatività richieda comunicazioni, attese e approvazioni singole, perché questo rallenta test e ottimizzazioni. Il cliente lo gestisce l’AM, ma gran parte del lavoro pratico passa da te.
Primo passo: capire cosa vuole il cliente
È l’AM che lo chiede al cliente, e ti serve sapere quale caso è, perché il tuo lavoro cambia.
Cosa vuole il cliente | Cosa significa |
|---|---|
Vuole vedere i materiali | Vuole sapere cosa usiamo, ma non approvare prima |
Vuole tutelare il brand | Teme che qualcosa non sia coerente con la sua attività |
Vuole approvare ogni creatività | Vuole l’ultima parola prima di ogni pubblicazione |
Non vuole materiale esterno | Vuole solo i contenuti che ha fornito |
Cosa fai tu
Aspetta che l’AM ti dica in quale caso siamo. Non lavorare secondo una tua idea di cosa vuole il cliente.
Secondo passo: la velocità conta
Le campagne richiedono test, modifiche e ottimizzazioni continue. Se ogni creatività deve essere inviata al cliente e noi aspettiamo il via libera, i tempi dipendono anche dalla sua disponibilità.
La prima soluzione che l’AM propone è sempre: linee guida concordate in anticipo e autonomia del team dentro quei limiti.
Caso A: il cliente vuole solo visionare i materiali
Non serve un’approvazione preventiva.
Chi | Cosa fa |
|---|---|
Tu | Prepari e usi le creatività secondo le linee guida concordate |
Tu | Raccogli i materiali usati in un archivio condiviso, accessibile al cliente |
AM | Dice al cliente dove può vederli |
AM e tu | Se il cliente segnala un problema concreto, lo verificate insieme |
Tu | Gestisci le modifiche secondo le priorità della campagna |
Il cliente ha visibilità senza dover approvare ogni passaggio. Vedere i materiali non vuol dire poterli approvare prima: se l’approvazione preventiva non è stata concordata, non c’è.
Caso B: il cliente vuole approvare ogni creatività
È il caso più delicato, perché può creare ritardi ogni settimana.
Passo 1: proporre un processo più efficiente
L’AM propone di concordare le linee guida in anticipo, così non serve approvare ogni variante che rispetta le regole.
Le linee guida possono definire:
Tipi di contenuti utilizzabili
Elementi visivi e messaggi da rispettare
Materiali autorizzati e contenuti da non usare
Elementi che richiedono sempre una verifica prima
Una libreria di materiale in stock, preparata da te e approvata in anticipo dal cliente
Cosa fai tu: la libreria approvata
È la cosa più utile che puoi fare. Prepari un gruppo di creatività per quel cliente, il cliente le approva una volta, e da lì puoi usarle nei refresh senza aspettare ogni volta. Più la libreria è ampia, meno approvazioni servono dopo.
Le linee guida non sono un’autorizzazione a fare tutto: limiti del contratto, autorizzazioni mancanti e richieste esplicite del cliente vanno sempre rispettati.
Passo 2: se il cliente insiste, serve un flusso di approvazione
Non si gestiscono le approvazioni una alla volta con messaggi WhatsApp casuali. Serve un processo strutturato.
Fase | Cosa succede | Chi |
|---|---|---|
A. Raccolta | Prepari un gruppo di creatività, senza inviarle man mano che sono pronte | Tu |
B. Invio | Le condividi tutte insieme in un unico spazio, con le informazioni per riconoscerle e dare un feedback preciso | Tu e AM |
C. Scadenza | Si concorda un tempo di risposta, per esempio un giorno lavorativo, se sostenibile | AM |
D. Modifiche | Il cliente dà un feedback chiaro, meglio se in un’unica risposta. Le modifiche arrivano a te col processo interno | AM e tu |
E. Mancata risposta | Le creatività restano in attesa. Il silenzio non vale come approvazione | AM |
Cosa fai tu, passo per passo
A e B: prepara le creatività in gruppo, con refresh futuri già pronti e in anticipo. Se mandi tutto insieme, il cliente risponde una volta sola
C: conta i tempi di approvazione nella scadenza della task. Se serve un via libera, non puoi chiudere nei tempi standard
D: quando arrivano modifiche, lavorale in blocco, non una alla volta
E: se il cliente non risponde, non pubblicare. Avvisa l’AM, che contatta il cliente. Puoi pubblicare senza via libera solo se questo è stato esplicitamente concordato e compatibile con gli accordi
Passo 3: far vedere le conseguenze
Il cliente deve capire che, con questo metodo, i tempi di pubblicazione e di test dipendono anche da quanto è veloce a rispondere. L’AM non lo presenta come una minaccia ma come un fatto.
Esempio: “Possiamo organizzare le approvazioni come preferisci, ma finché aspettiamo il tuo riscontro non possiamo procedere con le creatività che richiedono la tua autorizzazione. Alcuni test e ottimizzazioni potrebbero slittare.”
Cosa fai tu
Se un’approvazione ritarda e ti blocca un refresh, avvisa l’AM con la data in cui avresti dovuto partire. Con i numeri alla mano, l’AM può mostrare al cliente quanto costa il ritardo.
Terzo passo: la decisione viene scritta
Quando l’AM ha concordato la procedura, la registra in ClickUp, nella task o nello spazio previsto per quel cliente. Deve esserci scritto:
La richiesta del cliente
Se vuole solo vedere o anche approvare
Le linee guida concordate
Dove si condividono le creatività
I tempi di risposta
Chi invia, chi approva, chi fa le modifiche
I vincoli sui materiali utilizzabili
L’AM ti avvisa, così lavorate tutti con lo stesso processo. Se la richiesta cambia in modo significativo il modo in cui il servizio viene normalmente fatto, l’AM ne parla prima col team leader.
Cosa fai tu
Prima di fare un refresh su quel cliente, leggi cosa c’è scritto. Se non c’è niente, o non ti è chiaro, chiedi all’AM prima di pubblicare.
Quarto passo: controllare se funziona
Dopo aver introdotto il processo, si verifica se regge. Si guardano:
Quanto tempo richiedono le approvazioni
Quante creatività restano in attesa
Se i test partono nei tempi previsti
Se il cliente dà feedback chiari e in tempo
Se i ritardi limitano la possibilità di ottimizzare
Cosa fai tu
Tieni traccia dei ritardi che ti toccano: quante creatività sono rimaste ferme, per quanti giorni, e cosa non hai potuto testare. Sono i dati che servono all’AM e al team leader per decidere se il processo va cambiato.
Se il processo diventa ingestibile, non va gestito a parole: si portano esempi concreti e si parla col team leader per rivederlo.
Cosa non fare
Non fare | Perché |
|---|---|
Accettare un’approvazione continua senza valutarne l’impatto | Rallenta tutto |
Mandare i materiali uno alla volta su WhatsApp | Non è un processo e il cliente si perde |
Pubblicare perché il cliente non ha risposto | Il silenzio non è un via libera |
Cambiare le regole concordate | Il cliente scopre che non le rispettiamo |
Dare per scontato che le regole siano ricordate | Vanno scritte dove le vedi tu |
Promettere che i tempi restano gli stessi | Le approvazioni aggiungono attese |
Ignorare le obiezioni del cliente sulla sua immagine | Possono essere legittime |
Principio finale
Non vogliamo impedire al cliente di vedere i materiali. Vogliamo trovare un equilibrio tra il controllo che desidera e la velocità che serve per gestire le campagne.
La priorità è concordare le linee guida in anticipo e lasciare al team l’autonomia necessaria. Se il cliente vuole approvare ogni creatività, si definiscono tempi, responsabilità e conseguenze, così il processo non diventa imprevedibile e non rallenta il lavoro ogni volta.