STOP DEFINITIVO - SOP

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TERAPISTA PERFETTO®

SOP — PROCEDURA DI STOP DEFINITIVO

1. Scopo

Questa procedura descrive i passaggi operativi da completare ogni volta che un cliente viene portato allo stop definitivo, sia in caso di stop diretto sia in caso di passaggio da stop momentaneo a definitivo.

L'obiettivo è garantire che ogni account, file, funnel e cartella venga aggiornato correttamente, senza lasciare asset attivi o dati non aggiornati.

2. Quando si applica

La procedura si applica in due scenari:

• Stop definitivo diretto: il cliente era attivo e decide di interrompere il servizio.

• Da momentaneo a definitivo: il cliente era già in stop momentaneo e comunica che non intende riprendere.

NOTA: Nel secondo caso, lo stop può essere completato anche in mattinata, poiché le campagne erano già ferme. Nel primo caso, eseguire preferibilmente entro le 18:00 per massimizzare la copertura pubblicitaria residua della giornata.

3. Prerequisiti prima di iniziare

Prima di avviare la procedura, verificare che siano disponibili:

• Accesso al file Analisi Clienti (per verificare la data di stop)

• Accesso al Business Manager del cliente

• Accesso a GoHighLevel (account TP Generico)

• Accesso a ClickUp (bacheca Media Buyer)

• Accesso a Google Drive (cartelle del Media Buyer)

NOTA: Se uno di questi accessi manca, segnalarlo prima di procedere. Non avviare la procedura con accessi incompleti.

4. Procedura operativa

STEP 1 — Aprire la task in ClickUp e verificare le informazioni

1. Aprire la task del cliente nella propria bacheca ClickUp

• Verificare il tipo di stop (momentaneo → definitivo, oppure stop diretto)

• Leggere le note nella task per capire il motivo dello stop

• Impostare la scadenza della task al giorno dello stop

NOTA: La task deve essere gestita autonomamente sulla propria bacheca. Ricordarsi sempre di impostare la scadenza corretta.

STEP 2 — Compilare il file Gestione Cliente

1. Aprire il file Gestione Cliente relativo al cliente

• Verificare che le colonne mensili siano compilate (vanno aggiornate una volta al mese)

• Se lo stop è appena avvenuto, aggiungere una riga con la data dello stop definitivo

• Aggiornare lo stato da 'Page Like' o 'Momentaneo' a 'Stop Definitivo'

• Indicare la data nel formato: GG/MM/AAAA (es. 07/05/2026)

STEP 3 — Mettere in pausa ed eliminare le campagne Meta

1. Entrare nel Business Manager del cliente

• Andare su Gestione inserzioni

• Mettere in pausa tutte le campagne attive (HATS)

• Eliminare le campagne (dopo aver compilato il file al passaggio precedente)

NOTA: Non eliminare le campagne prima di aver aggiornato il file Gestione Cliente.

STEP 4 — Rimuovere il dominio verificato da Meta (se presente)

1. Verificare se il cliente ha un dominio verificato nel Business Manager

• Andare su Impostazioni > Domini

• Se il dominio è presente, cliccare su Rimuovi

• Se non è presente, saltare questo step

NOTA: Negli ultimi mesi Meta non rende obbligatoria la verifica del dominio. Verificare comunque la presenza prima di procedere. Non è necessario rimuoverlo se non è stato mai aggiunto.

STEP 5 — Comunicare lo stop nel canale Stop Clienti

1. Entrare nel canale Slack/comunicazione interno 'Stop Clienti'

• Selezionare: Stop Italia — Definitivo

• Inserire la data dello stop nel formato: GG/MM/AAAA

• Inviare la comunicazione

STEP 6 — Aggiornare il file centralizzato degli stop

1. Aprire il file degli stop (con colonne: mercato, nome cliente, tipologia stop, servizio, data stop, durata, riattivazione)

• Trovare la riga del cliente

• Aggiornare la tipologia da 'Momentaneo' a 'Definitivo'

• Inserire o aggiornare la data di stop

1. Spostare la riga del cliente nel foglio dedicato agli stop definitivi

• Il foglio è diviso per Media Buyer: trovare la propria sezione

• Se la sezione non esiste, crearla

• Incollare la riga nella sezione corretta

STEP 7 — Spostare il file Gestione Cliente in 'Clienti Persi'

1. Aprire Google Drive > cartella del Media Buyer

• Cercare il file Gestione Cliente del cliente

• Spostarlo nella cartella 'Clienti Persi' (crearla se non esiste)

NOTA: Le cartelle standard nella propria sezione Drive sono: Clienti Persi, File Clienti (attivi), eventuali suddivisioni per Geo (es. Spagna). Mantenere questa struttura.

STEP 8 — Duplicare i funnel in GHL come backup

1. Entrare in GoHighLevel sull'account del cliente

• Identificare tutte le landing page attive (una o più offerte)

• Per ciascuna landing page, cliccare su 'Clona'

• Rinominare il clone con: [Nome Cliente] — TP Generico

• Confermare la duplicazione

1. Spostare i funnel clonati nella sottocartella 'Clienti Stop' in GHL

• Accedere alla struttura cartelle dell'account TP Generico

• Spostare ogni funnel clonato nella cartella corretta

NOTA: Duplicare tutti i funnel anche se il cliente aveva più offerte. Questo evita di dover ricostruire tutto da zero in caso di riattivazione futura.

STEP 9 — Mettere offline le landing page (sito in manutenzione)

1. Per ogni landing page del cliente in GHL

• Aprire le impostazioni della landing page

• Verificare se è presente un dominio personalizzato collegato

• Se presente: rimuovere il dominio dalle impostazioni e salvare

• Impostare la pagina in modalità 'Manutenzione' o '404'

1. Disattivare il rinnovo automatico del dominio

• Andare su Impostazioni Avanzate del dominio

• Disattivare il rinnovo automatico

NOTA: Questo step è fondamentale: se il rinnovo automatico rimane attivo, il dominio continua a essere addebitato anche dopo lo stop. Verificare sempre questo punto.

NOTA: Per fare la prova del 9: aprire il link della landing page in una scheda in incognito. Deve apparire la pagina di manutenzione o un errore 404.

STEP 10 — Aggiornare la task in ClickUp

1. Tornare nella task del cliente su ClickUp

• Togliere l'assegnatario dalla task

• Rimuovere la scadenza

• Spostare la task nella sezione 'Clienti Stop' della bacheca

STEP 11 — Uscire dal Business Manager del cliente

1. Entrare nel Business Manager del cliente

• Andare su Account pubblicitario > Impostazioni

• Trovare il proprio profilo tra i collaboratori

• Cliccare su Rimuovi account (i tre puntini accanto al proprio nome)

• Confermare la rimozione

STEP 12 — Spostare la cartella cliente in 'Clienti Stop' su Drive

1. Aprire Google Drive > sezione del Media Buyer

• Trovare la cartella specifica del cliente (dove sono archiviati i materiali, i refresh, ecc.)

• Spostarla nella cartella 'Clienti in Stop'

NOTA: Se la cartella 'Clienti in Stop' non è ancora condivisa con te, segnalarlo al responsabile.

5. Checklist di verifica finale

Prima di segnare la task come completata, verificare che tutti i punti seguenti siano stati eseguiti:

6. Note operative

• Se il cliente era già in stop momentaneo, la procedura può essere completata anche in mattinata, poiché le campagne erano già ferme.

• Se il cliente era attivo, completare la procedura preferibilmente entro le 18:00 del giorno di stop.

• In caso di dubbi sull'accesso a BM, cartelle Drive o GHL, segnalarlo prima di procedere.

• Questa SOP va aggiornata ogni volta che vengono introdotte modifiche operative (es. nuove cartelle, nuovi strumenti, variazioni nel processo di stop dominio).

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